Üks dokument peaks jõudma süsteemi ainult ühe korra
Tarnija e-arve saab liikuda otse raamatupidamisprogrammi ning pabertšeki võib saata telefonist kuludokumentide rakendusse. Kui sama arve saadetakse lisaks veel e-postiga, tekib dubleerimise ja topeltmakse risk.
Töökorralduse alguses tasub iga dokumendiliigi puhul kokku leppida üks kindel kanal.
Kinnitamine peab olema nähtav
Kui ettevõttes kinnitab arveid mitu inimest, ei tohiks maksevalmidus sõltuda e-kirjast „sobib”. Digitaalne kinnitusring näitab, kelle käes arve on, millal see kinnitati ja kas lisati mõni oluline kommentaar.
Hea arhiiv aitab ka aastaid hiljem
Digitaalsest arhiivist peab saama dokumenti otsida vähemalt kuupäeva, tarnija ja summa järgi. Ligipääsud tuleb seada nii, et ettevõtte juht näeb oma andmeid ka siis, kui raamatupidamispartner või töötaja vahetub.
