Dokument peab kirjeldama ostu piisavalt selgelt
Kaardimakse väljavõte üksi ei ole tavaliselt algdokument. Vaja on arvet või tšekki, millelt on näha müüja, ostu sisu, kuupäev ja summa. Kui kirjeldus on üldine, lisa juurde, mida tegelikult osteti.
Isikliku kasutuse võimalus tekitab küsimuse
Toitlustus, majutus, sõidukulud, elektroonika ja kodus kasutatavad esemed võivad olla ettevõtlusega seotud, kuid seos ei pruugi dokumendilt välja tulla. Märgi osalejad, kohtumise eesmärk, projekt või muu põhjendus, mis aitab tehingut hiljem mõista.
Selgita samal kuul, mitte aasta pärast
Aastaaruande või kontrolli ajal on vana tehingu tausta keeruline meenutada. Kuludokumendi rakendusse lisatud üks lause on sageli piisav, et küsimus ei jääks järgmisteks kuudeks lahtiseks.
